การจัดการหอพัก
วิธีจัดการผู้เช่าหอพัก ตั้งแต่เข้าอยู่จนย้ายออก
ผู้เช่าหอพักหนึ่งคนผ่านสามช่วงสำคัญ ช่วงเข้าอยู่ ช่วงพักอาศัย และช่วงย้ายออก แต่ละช่วงมีขั้นตอนที่หากวางระบบดี จะลดปัญหาและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระยะยาว บทความนี้รวมขั้นตอนทั้งหมดที่เจ้าของหอพักควรมีเป็นมาตรฐาน
ก่อนรับเข้าอยู่ คัดกรองผู้เช่า
อย่ารับใครก็ได้ที่มีเงินจ่าย ใช้เวลา 15 นาทีคุยกับผู้สนใจก่อน เพื่อประเมินว่า เหมาะกับหอพักหรือไม่
สิ่งที่ควรถามคือ ทำงานหรือเรียนที่ไหน อยู่กี่คน เคยอยู่หอพักมาก่อนหรือไม่ และสามารถจ่ายค่าเช่าตรงเวลาได้หรือไม่ ผู้เช่าที่ให้รายละเอียดได้ชัดเจน มักเป็นผู้เช่าที่ดูแลห้องและจ่ายเงินตรงเวลามากกว่า
ขั้นตอนรับเข้าอยู่
วันที่ผู้เช่าเข้าอยู่ ทำสามอย่างให้ครบ
หนึ่ง เซ็นสัญญาเช่าสองชุด เก็บไว้ทั้งสองฝ่าย พร้อมระบุวันเริ่มและสิ้นสุด ค่าเช่า ค่าน้ำค่าไฟต่อหน่วย เงินประกัน และกฎของหอพัก
สอง รับเงินประกันและค่าเช่าเดือนแรก ออกใบเสร็จระบุยอดและวันที่ ใส่ในระบบบัญชีของคุณทันที
สาม ตรวจสภาพห้องร่วมกับผู้เช่า บันทึกสภาพอุปกรณ์ทุกชิ้นด้วยรูปถ่าย ลงชื่อทั้งสองฝ่าย เพื่อใช้เปรียบเทียบตอนย้ายออก
ขั้นที่สามมักถูกข้าม แต่เป็นสาเหตุของข้อพิพาทมากที่สุดเมื่อคืนเงินประกัน
บันทึกข้อมูลผู้เช่าให้ครบ
เก็บสำเนาบัตรประชาชน เลขโทรศัพท์ของผู้เช่า เลขโทรศัพท์ของคนที่ติดต่อได้กรณีฉุกเฉิน รูปถ่ายปัจจุบัน วันเข้าอยู่ และเลขห้อง
การเก็บข้อมูลส่วนตัวต้องอยู่ในกรอบ PDPA แจ้งวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน ใช้เฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเช่า ห้ามนำไปใช้เพื่อการตลาดหรือส่งต่อให้บุคคลที่สาม
จัดการหอพักทั้งตึกในแอปเดียว — ออกบิล เก็บค่าเช่า จดมิเตอร์ ครบจบ
ลองฟรี 30 วันดูแลระหว่างพักอาศัย
ผู้เช่าที่อยู่อย่างมีความสุขจะอยู่นาน และนั่นช่วยลดอัตราห้องว่าง
สิ่งที่ต้องทำสม่ำเสมอ ออกบิลตรงเวลาทุกเดือน ตอบ LINE เรื่องแจ้งซ่อมภายใน 24 ชั่วโมง และจัดการเรื่องที่ผู้เช่าร้องเรียนภายในเวลาที่สมเหตุสมผล
เรื่องที่ดูเล็กแต่สำคัญ ส่งสติกเกอร์อวยพรในวันเกิด ลด 100 บาทในเดือนที่ผู้เช่าครบหนึ่งปี หรือซื้อพัดลมใหม่ให้ห้องที่อยู่นานหลายปี ผู้เช่าที่รู้สึกถูกเห็นจะแนะนำเพื่อนมาเช่าเพิ่ม
เมื่อมีข้อพิพาท
ปัญหาที่เกิดกับผู้เช่าส่วนใหญ่มาจากค่าน้ำค่าไฟ เสียงดัง หรือเรื่องของเพื่อนบ้าน
แนวทางการจัดการ ฟังให้จบก่อนตัดสิน ตรวจสอบข้อเท็จจริงด้วยหลักฐาน ตัดสินอย่างเป็นธรรม และบันทึกข้อสรุปเป็นลายลักษณ์อักษร
หากเป็นเรื่องค่าน้ำค่าไฟ การที่คุณจดมิเตอร์อย่างถูกต้อง และมีรูปถ่ายเก็บไว้ จะช่วยตัดข้อสงสัยทันที
ขั้นตอนเมื่อผู้เช่าย้ายออก
ผู้เช่าควรแจ้งล่วงหน้าตามที่สัญญากำหนด ทั่วไป 30 วัน
เมื่อใกล้วันย้ายออก ทำสี่อย่างนี้
หนึ่ง คิดยอดค่าน้ำค่าไฟสุดท้ายจากเลขมิเตอร์วันย้าย ไม่ใช่รอรอบบิลปกติ
สอง ตรวจสภาพห้องร่วมกับผู้เช่า เปรียบเทียบกับรูปวันเข้าอยู่ บันทึกความเสียหายถ้ามี
สาม คำนวณยอดสุทธิ เงินประกัน ลบยอดค้าง ลบค่าซ่อมแซมที่มีหลักฐาน เท่ากับยอดคืน
สี่ คืนเงินภายใน 7 วันตามระเบียบ 2561 พร้อมใบเสร็จระบุยอดและเหตุผลการหัก หากมี อ่านรายละเอียดที่ เงินประกันหอพัก เก็บเท่าไหร่ คืนเมื่อไหร่ หักได้กรณีไหน
รักษาความสัมพันธ์หลังย้ายออก
ผู้เช่าที่ย้ายออกอย่างประทับใจ จะแนะนำหอพักให้คนอื่นและอาจกลับมาเช่าใหม่ในอนาคต ขอบคุณที่เลือกอยู่ที่นี่ บอกว่ายินดีต้อนรับเสมอ และอวยพรในเส้นทางต่อไป
หอพักที่ดูแลผู้เช่าทุกขั้นตอนอย่างเป็นระบบ ได้ทั้งรายได้ที่มั่นคงและชื่อเสียงที่ดี ในระยะยาว เป็นส่วนสำคัญของการจัดการหอพักให้เป็นระบบ
จัดการหอพักทั้งตึกในแอปเดียว — ออกบิล เก็บค่าเช่า จดมิเตอร์ ครบจบ
ลองฟรี 30 วันคำถามที่พบบ่อย
- ต้องขอเอกสารอะไรจากผู้เช่าตอนเข้าอยู่
- สำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน รูปถ่ายปัจจุบัน และเลขโทรศัพท์ติดต่อฉุกเฉิน หากเป็นนักศึกษาขอบัตรนักศึกษาเพิ่ม การเก็บข้อมูลต้องอยู่ในขอบเขต PDPA และแจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้เช่าทราบ
- ควรทำสัญญาเช่าเป็นกี่เดือน
- สัญญาแบบ 6 เดือนเป็นมาตรฐานที่ทั้งสองฝ่ายรับได้ ผู้เช่ามีความยืดหยุ่นพอ เจ้าของก็ไม่ต้องหาคนใหม่บ่อย หากเป็นหอพักนักศึกษา สัญญา 1 ปีตรงกับรอบเทอมก็เป็นที่นิยม
- ห้ามไม่ให้ผู้เช่าทำสัตว์เลี้ยงได้ไหม
- ทำได้และต้องระบุในสัญญาเช่า หากผู้เช่าฝ่าฝืน เจ้าของบอกเลิกสัญญาได้ตามที่ตกลงไว้ ที่สำคัญคือต้องเขียนชัดเจนตั้งแต่แรก ไม่ใช่บอกปากเปล่าแล้วมาเรียกร้องทีหลัง
จัดการหอพักทั้งตึกในแอปเดียว — ออกบิล เก็บค่าเช่า จดมิเตอร์ ครบจบ
ลองฟรี 30 วัน